Pekolan Isku ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 19.08.2021.

1. Rekisterinpitäjä
   Pekolan Isku ry, 0205208-2, Lintulantie 85 13900 Pekola, 0445728834, puheenjohtaja@pekolanisku.fi
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
   Aki Töyrylä, Lintulantie 85 13900 Pekola 0445728834
3. Rekisterin nimi
   Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
   Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Pekolan Isku ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa

jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet

harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen

toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Pekolan Isku ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Pekolan Isku ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Pekolan Isku ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

1. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät *a) Henkilötiedot *

Sukunimi, etunimet, kutsumanimi
Henkilötunnus

Postikieli

Äidinkieli

Postitusosoite, postinumero

Maan tunnus

Puhelinnumero

Sähköpostiosoite

Sukupuoli

b) Jäsentiedot

Jäsenyyden alku- ja päättymispäivä

Erosyy

Jäsennumero

Jäsenmaksutiedot

E-laskuvaltuutuksen tiedot

*c) Verkkopalvelun evästetiedot *

käyttäjän IP-osoite

käynnin kellonaika

vieraillut sivut

käytetty selaintyyppi

verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut Yhdistyksen verkkosivulle

palvelin, jolta käyttäjä on tullut Yhdistyksen verkkosivulle.

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka

Alaikäisen jäsenen osalta

Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen

Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot

Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

Valokuva

Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

Laskuihin liittyvät tiedot

Valokuva

Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

1. Säännönmukaiset tietolähteet Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti jäsenen itse Yhdistykselle toimittamasta liittymislomakkeesta. Lisäksi Yhdistyksen päivittäessä jäsentensä yhteystietoja saadaan tietoja myös väestötietojärjestelmästä sekä postista.

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Pekolan Isku ry:lle.

1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

1. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun Yhdistyksellä on jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattu voimassa oleva peruste tietojen käsittelyyn, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen.

Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun Yhdistyksellä on jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattu voimassa oleva peruste tietojen käsittelyyn, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

1. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.